市政府办公文办理细则

    为了进一步规范办公厅公文办理工作，实现提质、提速、提效，根据《江西省国家行政机关公文处理办法》和《九江市人民政府工作规则》，结合办公厅文办理工作实际，制定本细则。

一、上级来文办理
    来文范围：中共中央、国务院、省委、省政府及其部门，市委的来文。
    （一）签收、登记。所有上级来文统一由秘书处收文，
总值室收到上级机构邮寄或传真的公文，应及时转秘书处收文，并做好交接登记。秘书处接文后，应及时收文、登记、呈签。当日来文当日拆封，点收公文时，如发现缺页或字迹不清的，要加以注明，并及时与来文单位联系补发或换发。
    （二）拟办、传阅。办公厅分管政务副主任或秘书处长提出拟办或传阅意见。传阅件由秘书处按传阅范围呈相关领导阅后归档；办理件由秘书处按拟办意见呈领导签批。拟办和传阅应符合以下要求：
    1．拟办人应根据来文的内容、性质和要求，在“公文处理单”上写明传阅或阅批领导人，并提出拟办意见，力求准确无误。原则上要求当天收文，当天拟办。
    2．上级来文的传阅件一般在传阅范围内自市长首阅始按自上而下的顺序送阅，如遇送阅领导不在，可越过顺序传阅。领导阅文后，须在“公文处理单”上签署姓名和日期。
    3．属业务性或专项性的公文，拟办人可标注“先送”分管领导阅，领导阅后送相关处（室）阅知。
    4．相关处（室）和领导秘书协助秘书处办理传阅件。阅文时限一般为1天，秘书处应加强与相关处（室）、领导秘书的联系，按分工做好公文传送、催办工作。
    5．文件原则上不得抽阅、滞留。确有需要，应告之秘书处，秘书处应做好记录并及时收回。
    （三）签批、承办。办理件按《政府工作规则》呈领导签批后，秘书处转相关处（室）承办。需转部门（单位）办理的，由相关处（室）负责转告。转办各环节应做好登记，明确办理要求和时限。公文办结后，相关处（室）应及时将办理结果向签批领导报告，并将原件退还秘书处归档。办理件按照先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。
    （四）紧急、重要文电。紧急、重要文电视紧急程度，分别标注“特急”、“急件”，由秘书处直接送秘书长签呈市长阅批，并按市长签批意见及时办理。
    （五）催办、查办。公文承办过程中，秘书处、相关处（室）应及时催办、查办、直至办结。
    （六）立卷、归档。公文办结后，由秘书处将有关领导批示的能反映公文办理全过程的原件整理立卷、归档。
    （七）人大、政协机关来文由秘书处收文转督查室办理。
    （八）不相隶属的上级及同级机关来文比照上述程序办理。

二、下级来文办理
    来文范围：各县（市、区）人民政府，庐山管理局，九江和共青开发、云居山—柘林湖风景名胜区管委会，市政府各部门、直属单位，中央、省属驻市单位以及市委部门和群众团体的来文。非上述范围的来文一般按内容转有关单位、部门办理，市政府领导有明确意见的按领导意见办理。
    下级来文统一由秘书处收文，按一般工作请示（包括要求批转、转发的报告件、请示件）、重要活动请示和主送办公厅文三类分别办理。
    （一）一般工作请示的办理。
    1．签收、分办。总值班室和相关处（室）收到的下级来文及时送秘书处收文、登记。由秘书处按照所请事项分交相关处（室）办理。当日公文当日签收分办，急件随到随办。各处（室）公文管理人员负责及时到秘书处取文，并办理登记手续。请示投资亿元以上重大项目落户有关事项的文件按规定程序呈办的同时，必顺直报市长1份。
    2．拟办、签批、承办。相关处（室 ）接文后，应及时提出明确具体原拟办意见，逐级呈分管领导签批。相关处（室）根据领导批示及时办理。
    需市人民政府或办公厅发文的，由相关处（室）拟文按发文程序办理；需转部门办理或征求意见的由相关处（室）加盖印章转办，并明确办理要求和时限，反馈意见由转办处（室）填写“征求部门意见反馈件处理单”按程序呈办；需提交市政府会议研究的，转秘书处按上会议题办理。制发规范性文件由市政府法制办按规定程序办理。
    3．催办、查办。公文办理过程中，由相关处（室）负责催办和查办，直到办结，并向批办领导报告结果。
    4．立卷、归档。公文办结后，各处（室）应将办理的全套材料及时立卷、归档。
    5．未经秘书处签收的文件，各处（室）不得直按办理。因特殊原因领导已签署意见的，相关处（室）应及时补办签收手续。
    （二） 重要活动请示的办理。
    由秘书处收文，按上级紧急、重要文电程序呈办。
    （三）主送办公厅公文的办理。
    办公厅分管政务副主任签批意见后，由秘书处呈送或转办。
    （四）不规范来文的处理。
属下列情况之一的不规范来文，由接文处（室）退文并做好解释工作。
    1．公文内容有不符合党的方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定的；
    2．按照市政府各部门“三定”规定，属于本部门职权范围内事项，要求市政府代办代转的；
    3．公文内容有涉及其他部门职权范围的，主办部门未事先与有关部门协调、会签或经协商意见仍有分歧，需要进一步协调的；
    4．直接向市政府领导个人报送“报告”、“请示”和“意见”或“报告”和“意见”中夹带请示事项的；“请示”中一文数事的；文件主送多个机关的；越级向市政府请示一般事项的；请示性文件未注明联系人姓名及联系电话的；
    5．公文文种使用不当的；公文格式各组成部分不规范、不准确的；联合行文编了多家机关发文字号的；上行文不是主要负责人签发或联合上报的公文未注明会签人姓名的；
    6．公文中人名、地名、数字及引文不准确、不规范的；或引用外文未注明中文含义，使用国际组织外文名称或缩写式未注明准确中文译名的；
    7．公文有关附件及其材料不全的；或反映问题模糊，提出的要求含混不清的；
    8．政府系统公文用纸未采用国际标准A4型的；或公文印制用墨不均匀，字迹模糊不精，难以辨认的。

三、发文办理
    （一）办理程序
    1．拟稿。市政府和办公厅制发公文，按业务归口由相关处（室）负责拟稿（或部门代拟稿）。遇有分工交叉的由主办处（室）牵头，会同有关处（室）共同拟稿。草拟公文应注意：
    （1）明确所拟文稿的指导思想、目的要求、政策界限、紧急程度、秘密等级，体现领导的意图，由分管秘书长把关。
    （2）文稿内容涉及有关部门或县（市、区）的，事前应认真征求意见和进行必要的协调，尽可能取得一致意见；未能统一意见的事项，应把不同意见如实写清楚，报分管领导审定。
    （3）文稿在送审之前，应在“发文稿纸”规定栏目内签上拟稿人姓名和日期，主办处（室）负责人应签署明确的意见。
    2．审批。各处（室）拟定的文稿，由该处（室）负责人初审，依次呈分管领导审批。部门代拟的公文，拟文单位负责人应签署明确意见，送相关处（室）初审，呈分管领导审批。
    3．审核。以市政府名义行文，须经市政府秘书长审核。以市政府办公厅名义行文，须经办公厅主任审核。
    核稿的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则；是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及其它有关规定；涉及有关部门的问题是否已协商、会签，意见是否一致等。
    4.签发。签发权限：按《市人民政府工作规则》关于公文审批的规定办理。
    签批程序：
    （1）市政府发文：主办处室（拟办）—分管副秘书长（审核）—秘书长（审核）——分管市长助理、副市长（审核）—市长（签发）。
    （2）属于市政府工作范畴，以市政府办公厅名义发文：主办处室（拟办）—分管副秘书长（审核）—办公厅主任（审核）—分管市长助理、秘书长或副市长（签发或审核）—市长（签发）。
    （3）属于市政府办公厅工作范畴，以市政府办公厅名义发文：主办处室（拟办）—分管领导（审核）—办公厅主任或秘书长（签发）。
    （4）需要领导或部门会签的。按公文会签程序办理。
    （5）为避免一文数签，以市政府名义发文，市长在公文处理单上已签署了明确意见的，发文文稿经市政府秘书长审核把关后即予印发，签发人为市长；属市政府工作范畴，以市政府办公厅名义发文，市政府领导在公文处理单上已签署了明确意见的，发文文稿经办公厅主任审核把关后即予印发，签发人为市政府领导；已经市政府会议确定的事项，可由分管副市长签发，签发人为市长。
如发文文稿与已定原则有出入的，须请求签发人后再予印发。
    5.校核印制。公文校核实行双校制。即：文件在正式印制前承办处（室）和秘书处分别进行校核。承办处（室）负责对发文清样作全面核对、复核，并在“发文稿纸”校对栏内签明姓名和日期；审批、签发手续、体例格式由秘书处负责复核、规范；文件发送范围、紧急程度、密级和保密期限由承办处（室）提出，秘书处规范；秘书处校核时，如发现不符合办文程序、内容有不妥之处的公文，应及时向承办处（室）提出修改或处理意见，呈签发的领导或分管的领导审定后再办理。秘书处负责公文编号及印制。
    6.立卷、归档。印制好的公文由秘书处将能够反映整个成文过程的原稿留存并立卷、归档。
    （二）拟发公文的要求。
    以市政府和市政府办公厅名义拟发的公文，除应遵循一般的公文行文规则外，还应符合以下要求：
    1.以市政府名义发文，必须是关系全局的重大问题和依照法律、法规等规定必须由市政府发文的事项。
    2.市政府各部门、直属（驻市）单位要求市政府批转的报告（请示）等，除特别重要事项外，一般均以市政府办公厅名义批转。
    3.市政府专项性工作通知等，原则上均以市政府办公厅名义发文。
    4.凡属市政府各部门、直属（驻市）单位职权范围内的事项，由其直接发文；涉及几个部门的，由有关部门联合行文；文内需冠“经市人民政府同意”字样的，须报市长或分管副市长审批；文内需冠“经市人民政府研究”字样的，须是原则上已经明确或以市政府会议讨论确定的。
    5.市委、市政府及两办联合发文，由承办处（室）或部门（单位）负责拟稿，呈市政府或办公厅领导审签，秘书处负责与市委办公厅联办。审核、印制、分发等以市委办为主。
    6.市政府常务会议议定事项需抄告有关单位的。由秘书处牵头在会议纪要签发后2个工作日内办结。可用口头、电话、抄告单等形式答复和协商解决的事项，不予发文。
    7.因工作需要写入市政府公文的单位和人员，一般应是副县（处）级以上；需写入市政府办公厅公文的单位和人员，一般应是副科级以上。
    8. 市政府、市政府办公厅所发公文的体例格式按《江西省国
家行政机关公文处理办法》办理。
    （三）公文分发。
    1.分发立户范围：各县（市、区）人民政府，庐山管理局，九江和共青开发区、云居山—柘林湖风景名胜区管委会，市政府各部门，直属单位，驻市中央、省属单位；市委，市人大常委会，市政协，市纪委，九江军分区，市委部门，市法院，市检察院，群众团体，新闻单位。
    2.以市政府及市政府办公厅名义制发的普发性公文，发市政府和办公厅领导及有关处（室）；发领导的由承办处（室）交秘书处负责，秘书处做好分发登记；对外分发的由承办处（室）列明详细分发清单，交总值班室公文交换站负责。发有关处（室）的由承办处（室）的由承办处（室）负责。非普发性公文根据工作需要，按业务归口及相关内容分发有关领导和有关处（室）并做好登记；对外分发的由承办处（室）列明详细分发清单，交总值班公文交换站负责，分发领导和处（室）的由承办处（室）负责。各类抄告单均由承办处（室）负责分发并做好登记。
    3.总值班室公文交换站建立严格的公文对外分发、寄发、登记制度，并与公文承办处（室）完善交接手续。
    4.公文印制完成后，有关处（室）一般应在2个工作日内分发送出；须寄发的应当天交办当天寄发；急件即收即发。

四、办理要求
    （一）公文办理实行处（室）负责制，谁承办、谁负责，谁分管、谁把关，一级对一级负责。公文办理实行全程登记制，时间记录到小时。承办处（室）要认真履行职责，提高办文质量，加速公文运转效率，原则上同一程序办理时间不得超过半个工作日；规范公文交接手续，交接双方要签字，交接时间要注明年月日和具体时刻。
    （二）公文办理实行分工合作制，杜绝人走文停的现象发生。
    （三）下班后及休息日收到的紧急公文，由总值班室值班人员及时办理并做好记录，上班后将办理结果及有领导签批意见的原件转秘书处存档。
    （四）公文办理应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。公文从签收之日起，不需征求意见的一般在3个工作日内办结；需征求意见的一般在10个工作日内办结，转有关部门提出意见的时间一般不得超过5年工作日，提交市政府会议讨论的重大事项30年工作日内办结回复。其中，处（室）1个工作日，副秘书长1个工作日，市政府领导5个工作日。发文办理的时限要求为：公文校核2个工作日，普发性公文印制2个工作日。非普发性公文印制1个工作日，急件随时办理。
    （五）强化公文办理跟踪问效工作，由秘书长、督查室和各对口政务处共同承担。各对口政务处承办的公文在规定时限内办结后，要及时将结果回复来文单位；超过时限未办结的公文，于每周五下午将输情况向来文单位反馈，并说明原因。同时对本处本周公文办理的情况形成文字或表格交秘书处汇总后，报市政府秘书长、办公厅主任。
    （六）对有具体请示事项的公文，签批人应当明确签署意见、姓名和签批日期，其他签批人圈阅视为同意；没有具体请示事项的，圈阅表示已阅知。审核修改、审签公文必须用毛笔、钢笔或专用签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔。
    （七）对公文办理情况，各处（室）每月进行一次自查；办公厅每季进行一次检查，并通报检查情况。对在文件办理过程中出现超过规定时限、耽搁工作等问题的，由督查室按领导的指示查办、督办。
    （八）需要通过媒体或其它形式对外宣传的市政府或市政府办公厅公文。须经市政府分管领导审批，重要公文须经秘书长或市长审批。
    （九）严格执行公文保密制度。各处（室）必须安排专人负责公文呈送、办理，公文办结前，不得对外透露运转情况，不得交非办公厅人员呈送公文。市政府领导签批的意见。不得复印或查询。因工作确需的，须征得签批人和秘书长或办公厅主任同意。